El ejercicio de las funciones del Oficial de Cumplimiento no es una tarea pacífica; por el contrario, está supeditada a un permanente control por parte del propio sujeto obligado a informar, llámese Directorio, Gerente General o dueño del negocio, por los auditores internos y externos, por los organismos supervisores, si los tuviera, y por la Unidad de Inteligencia Financiera del Perú.
Si bien este control que recae sobre el Oficial de Cumplimiento está relacionado con el cumplimiento de las pautas, requisitos y formalidades establecidas en la Ley. No obstante, salvo los casos de operaciones sospechosas, no es posible que exista un control sobre la forma como el Oficial de Cumplimiento desarrolla su función de clasificación, tratamiento, análisis y evaluación de información para posteriormente, si el caso lo amerita, llegar a la conclusión de reporte de una operación por haberla calificado de sospechosa. Lo que en un principio fue reservado sólo al buen criterio del Oficial de Cumplimiento, esta circunstancia puede variar cuando su labor es cuestionada en una visita de inspección por una operación sospechosa de la que ha tenido conocimiento. Para evitar esta eventualidad es conveniente facilitar a los auditores toda aquella información relacionada con los análisis de operaciones, esta posición que no está sujeta al deber de reserva previene cualquier investigación en contra y los informes de los auditores pueden ser utilizados como argumentos de defensa para restar mérito a cualquier conducta negligente que pueda ser atribuida al Oficial de Cumplimiento.
El Oficial de Cumplimiento está supeditado a diversos factores que van a limitar el desarrollo de las tareas propias de su función. Analicemos brevemente algunos de ellos con prescindencia del tamaño, nivel de organización o volumen de operaciones de los sujetos obligados.
1.- Falta de sistemas informáticos: Uno de los factores que dificultan la labor diligente del Oficial de Cumplimiento es precisamente la carencia de sistemas informáticos, lo que implica que la información sobre los clientes y sus operaciones en el sujeto obligado no pueda tenerse a disposición en el breve plazo en el tiempo que dista entre la fecha de la operación y la fecha de conocimiento de dicha operación e información conexa por parte del Oficial de Cumplimiento. Esto conduce a diseñar esquemas alternativos para la centralización de la información sobre la base de un soporte documental elaborado por el personal a cargo del sujeto obligado, lo que puede generar riesgos como el registro defectuoso, intencional o no, de la información, o la ausencia de registro.
2.- Insuficiencia de personal: Un segundo factor que restringe la adecuada labor del Oficial de Cumplimiento es la falta de personal a su cargo. Todo sistema de prevención exige el mantenimiento de registros, archivos y actualización de información en las diferentes bases de datos internas, por lo que el trabajo del Oficial de Cumplimiento se diluye cuando tiene que ocuparse de actividades de índole mecánica en detrimento del procesamiento y tratamiento de información que tiene que realizar en el marco de su labor analítica que le compete.
3.- Falta de compromiso institucional. (gerentes y personal): Este factor limitante se presenta cuando el propio sujeto obligado a través de sus directores, gerentes o dueño no respaldan la labor del Oficial de Cumplimiento, dejando de lado sus recomendaciones o sugiriéndole “maneje” la información a fin evadir los registros o evitar el reporte de la operación sospechosa de un determinado cliente.
Asimismo, la falta de compromiso institucional también se pone de manifiesto cuando el personal del sujeto obligado en complicidad con sus directores, gerentes o dueño no colabora con el Oficial de Cumplimiento mediante la individualización y comunicación de operaciones inusuales o sospechosas, aún cuando implique una trasgresión del Código de Conducta, Manual para la Prevención y de la normatividad vigente sobre lavado de activos y financiamiento del terrorismo.
4.- Carencia de las prerrogativas propias de su función: Se produce cuando al Oficial de Cumplimiento sólo en el plano nominal se le asigna el nivel de gerente, la jerarquía propia de su función y la independencia, pero en la realidad no tiene los beneficios derivados de su nivel de gerente, tales como el sueldo y otras prerrogativas.
5.- Funciones compartidas: Se presenta cuando al Oficial de Cumplimiento a dedicación exclusiva se le asigna labores ajenas a su función, debiéndolas cumplir por estar en relación de dependencia con el sujeto obligado.
Asimismo, para el desarrollo de la función de análisis de la información, el Oficial de Cumplimiento puede verse limitado por los siguientes aspectos:
A) Limitadas bases de datos. (acceso a internet).
B)Nivel poco desarrollado de herramientas de análisis.
C) Deficiencias en la alimentación de las diferentes bases de datos.
D) Sobrecarga laboral.
