De todos los mecanismos que integran el sistema de prevención, tales como el conocimiento del cliente y el conocimiento del mercado, están ubicados fuera del sujeto obligado y se refieren al cliente, formando parte del contexto externo del sistema de prevención. Corresponde ahora abordar el lado interno del sistema anti lavado, esto es, el conocimiento del trabajador.
El conocimiento del trabajador tiene, en esencia, el mismo criterio característico que el conocimiento del cliente, pues parte de la premisa de su identificación y se extiende al conocimiento integral del mismo. La subordinación del trabajador al sujeto obligado facilita la obtención de información documentada.
En la práctica, conocer al trabajador supone la apertura de una carpeta personal que contenga por lo menos la siguiente información:
a) La hoja de vida.
b) Copia simple del documento oficial de identidad.
c) Una declaración jurada de no tener antecedentes policiales ni penales.
d) Declaración jurada de haber tomado conocimiento y de cumplir con el Código de Conducta y el Manual para la Prevención.
e) Declaración jurada de antecedente personales.
f) Declaración jurada de antecedentes laborales.
g) Declaración jurada de antecedentes patrimoniales.
h) Copia simple de un recibo de pago de un servicio suministrado en su domicilio.
i) Constancia de verificación domiciliaria o declaración jurada de domicilio.
j) Copia de las constancias que acrediten la capacitación en materia de prevención del lavado de activos.
k) Sanciones por incumplimiento de las normas internas establecidas por el sujeto obligado.
De toda la información detallada en el párrafo precedente, la contenida en los literales (b), (e), (f), (g), (h) e (i) deberán ser actualizadas con una periodicidad anual. La información contenida en los literales (j) y (k) deberán ser añadidas en la carpeta del trabajador cada vez que ocurra el evento.
La información recopilada así como la observancia del comportamiento y estilo de vida del trabajador permitirá realizar las evaluaciones correspondientes orientadas a garantizar su idoneidad e integridad competencial y moral a fin de procurar el adecuado y efectivo cumplimiento de las normas internas del sujeto obligado y, por consiguiente, de la regulación anti lavado.
La eficacia y eficiencia de todo sistema de prevención no sólo estriba en la existencia de políticas y procedimientos anti lavado plasmados en un Manual y en un Código de Conducta, sino es substancialmente importante el acto de recepción de la activación de las señales de alerta, y esta labor recae exclusivamente en el trabajador. El Oficial de Cumplimiento analiza operaciones inusuales y al calificarlas como sospechosas, las reporta a las autoridades competentes; este análisis parte de la premisa del suministro de información de operaciones por parte del trabajador, pero su desidia o negligencia en las tareas de cumplimiento ocasiona una ruptura en el procedimiento anti lavado que debió iniciarse con la identificación de las señales de alerta por el trabajador. Bajo el esquema planteado el Oficial de Cumplimiento tendría información insuficiente de clientes que podrán valerse de los servicios o productos ofrecidos por los sujetos obligados para la legalización de dinero sucio.
Uno de los aspectos más controvertidos sobre el incumplimiento de las disposiciones anti lavado por el trabajador son las tensiones laborales o el resquebrajamiento de las relaciones laborales al interior de los sujetos obligados; en consecuencia, corresponde preguntarse si a fin de favorecer la existencia de un clima laboral armonioso, debemos prescindir del inicio de cualquier procedimiento disciplinario sobre la conducta del trabajador, y procurar encubrirlo o, cuando menos, disimularlo. En primer lugar, debemos tener presente que las sanciones por incumplimiento normativo a los trabajadores están contenidas en normas legales imperativas y, por ende, de ineludible cumplimiento. En segundo lugar, los sujetos obligados, el directorio o el gerente, según el caso, y el Oficial de Cumplimiento son responsables de vigilar el cumplimiento del sistema de prevención. Bajo este esquema, la vulneración de la normativa anti lavado deberá producir la aplicación de las sanciones que hubiere lugar a todos los trabajadores involucrados, y en el modo y forma que establece la Ley; en defecto de esto, será el organismo supervisor quien sancionará al sujeto obligado por trasgresiones a la Ley anti lavado.
El conocimiento del trabajador es una expresión genérica que se utiliza para referirse a todos aquellos trabajadores que están en relación de subordinación respecto del empleador y se extiende además al propio empleador, entendiéndose por éste a sus accionistas, directores y gerentes. El conocimiento del trabajador comprende, entonces, tanto al empleador como al empleado.
El conocimiento del trabajador permite al sujeto obligado, entendido como ente completamente diferente a sus integrantes, sin distinción de empleado o empleador, asegurar un alto grado de integridad entre sus miembros, que implica actuar en el ejercicio de sus actividades regidos bajo los principios de respeto y adecuación a la normativa vigente, probidad en el desempeño de sus funciones, confidencialidad y reserva de la identidad del Oficial de Cumplimiento, equidad y respeto mutuo en sus relaciones con sus pares trabajadores y con sus clientes, idoneidad en el desarrollo de sus actividades, imparcialidad y objetividad para la detección de operaciones inusuales y sospechosas y veracidad en el cumplimiento de sus funciones.
Este nivel de integridad que implica el conocimiento del trabajador genera obligaciones específicas para el sujeto obligado, como el acopio de información sobre sus antecedentes personales, laborales, patrimoniales e historial crediticio, la misma que deberá ser materializado a través de una declaración jurada patrimonial, incluido en el legajo personal de cada trabajador.
Estos principios que deben regir la conducta de cada trabajador son complementados con las capacitaciones sobre prevención del lavado de activos y financiamiento del terrorismo en el marco de un desempeño eficiente en materia de cumplimiento anti lavado.
El conocimiento del trabajador supone que éste desempeñe sus labores regidos por principios orientados a lograr una participación eficiente en el marco del sistema para prevenir y detectar operaciones inusuales y sospechosas. Las actitudes displicentes de los trabajadores frente a las tareas de cumplimiento así como las posiciones condescendientes de los órganos de dirección de los sujetos obligados frente a las trasgresiones de los trabajadores al Código de Conducta o al Manual para la Prevención, constituyen en esencia manifiestas vulneraciones a la Ley, abriendo camino a eventuales sanciones de los organismos supervisores.
Puede ocurrir y de hecho ocurre, aún cuando sean obligatorias y su incumplimiento genere sanciones a los sujetos obligados, a sus directores y gerentes, y al Oficial de Cumplimiento, que las tareas de cumplimiento sean percibidas como una sobrecarga para las labores ordinarias de los trabajadores, haciendo que aquéllas sean realizadas parcialmente sólo en los “tiempos libres” y sin la debida diligencia que importan las funciones. Es, pues, un estigma que debe ser erradicado.
Hemos hecho referencia a las tareas de cumplimiento que deben realizar los trabajadores del sujeto obligado, pero ¿cuál es su contenido y sobre qué base debe desarrollarse dicha tarea? La tarea o función en el campo preventivo para los trabajadores consiste en individualizar un hecho, situación, evento, indicio, acontecimiento u operación que según su criterio sea extraño, inusual, irregular o sospechoso. No siempre este acto de individualización va a recaer en una señal de alerta ya que las características del hecho indicador no siempre pueden encajar en las características de las señales de alerta. No olvidemos que ningún listado de señales de alerta o guía de operaciones inusuales es cerrado si no que está permanentemente abierto a la aparición de nuevas señales de alerta que serán incluidas en las siguientes actualizaciones del Manual para la Prevención. Ahora bien, el acto de individualización de las señales de alerta no se realiza en abstracto, por sí sólo, requiere necesariamente de una base de referencia a partir del cual efectuar la función. Esta base de referencia está dada por la información del cliente a la cual se tiene acceso, la que dependerá de la ubicación del trabajador en la organización del sujeto obligado. En este contexto, la información mínima del cliente consiste en su identificación, su perfil económico y el lugar geográfico donde desarrolla su actividad económica. Es la confrontación de esta información con las operaciones que realiza el cliente en el sujeto obligado, la que permitirá al trabajador arribar a una conclusión sobre el carácter extraño o irregular de la operación o de sus circunstancias.
