Para prevenir y detectar operaciones sospechosas de lavado de activos o financiamiento del terrorismo, los sujetos obligados deben mantener vigente y actualizado un Código de Conducta y un Manual para la Prevención.
De igual modo, deben asegurarse que todos los trabajadores, sin importar su jerarquía ni condición, cumplan cabalmente las disposiciones contenidas en el Código de Conducta y en el Manual para la Prevención, debiéndose no solo detallar las sanciones que irroga su desacato sino también aplicar las mismas de acuerdo a la gravedad de la falta y conforme a los procedimientos previamente establecidos.
Todo sistema de prevención será eficaz si los trabajadores del sujeto obligado, sin excepción, cumplen con sus disposiciones; de lo contrario, se corre el riesgo de hacer negocios con personas cuyo único afán consiste en utilizar a la empresa como medio o instrumento para materializar sus actividades ilícitas, con la participación incluso activa y consciente de malos funcionarios.
No existen formatos pre diseñados para la elaboración del Código de Conducta o del Manual para la Prevención, razón por la cual su contenido y extensión es libre y está supeditado al arbitrio del sujeto obligado, siempre que sus disposiciones encajen dentro de la naturaleza del documento de que se trate.
Sin embargo, los órganos supervisores, en sus respectivas normas para la prevención, han establecido pautas para su elaboración. Tal es el caso de la Unidad de Inteligencia Financiera del Perú que a través de la Resolución SBS Nº 5765-2008 aprobó el modelo de Código de Conducta para los sujetos obligados que carecen de órganos supervisores y que en materia de prevención anti lavado están bajo su supervisión. Del mismo modo, el Ministerio de Comercio Exterior y Turismo mediante Resolución Ministerial Nº 063-2009-MINCETUR/DM aprobó la Directiva Nº 001-2009-MINCETUR/DM, en su anexo IV, detalló los aspectos que deben considerarse en el Manual Interno para la prevención del lavado de activos y del financiamiento del terrorismo aplicable a las empresas que explotan juegos de casino y máquinas tragamonedas; y, en su anexo V, se especifica un modelo de Código de Conducta para la prevención del lavado de activos y del financiamiento del terrorismo.
En su oportunidad, la Comisión Nacional Supervisores de Empresas y Valores – CONASEV, en su Resolución CONASEV Nº 087-2006-EF/94.10, en su Anexo IV, enseña el contenido básico del Manual para la Prevención del lavado de activos y financiamiento del terrorismo. De manera similar, la Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones, por Resolución SBS Nº 838-2008, en su Anexo IV, detalla el contenido básico del Manual para la prevención del lavado de activos y financiamiento del terrorismo.
Los procedimientos contenidos en el Manual para la Prevención que involucren la participación de diversas áreas o departamentos deben adecuarse a los procedimientos operativos internos del sujeto obligado a informar, de modo que no deben entorpecerlos ni crear trabas innecesarias que no sean las estrictamente indispensables para asegurar su protección frente al riesgo del lavado de activos y financiamiento del terrorismo.
El Código de Conducta.
El Código de Conducta tiene por objeto establecer las bases mínimas de comportamiento responsable así como los principios, deberes y normas éticas que los trabajadores del sujeto obligado deben conocer y cumplir, a fin de propender al adecuado funcionamiento del sistema de prevención del lavado de activos y financiamiento del terrorismo.
El Código de Conducta puede estructurarse del siguiente modo:
1. Disposiciones declarativas.
1.1. De los principios éticos.
Los trabajadores del sujeto obligado deberán actuar en el desempeño de sus actividades y funciones observando los siguientes principios:
1.1.1. Respeto y adecuación a las normas.
Cumpliendo las normas que regulan el ejercicio de sus actividades, adecuando su conducta hacia el respecto a la Constitución Política del Estado, a las Leyes y a la normativa vigente en materia de lucha contra el lavado de activos y financiamiento del terrorismo, así como al presente Código de Conducta y al Manual para la Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo.
1.1.2. Probidad.
Ejerciendo sus funciones con responsabilidad, actuando con rectitud, honradez y honestidad y procurando que el sujeto obligado a informar no se vea involucrado en actividades de lavado de activos o de financiamiento del terrorismo.
1.1.3. Confidencialidad.
Garantizando la estricta confidencialidad y reserva de identidad del Oficial de Cumplimiento, tanto respecto de las responsabilidades que la Ley le asigna, como en lo relativo a los Reportes de Operaciones Sospechosas (ROS) que comunica a la UIF-Perú y a la investigación y procesos jurisdiccionales que en su momento se lleven a cabo en base a ellos.
1.1.4. Equidad.
Actuar con justicia y respeto mutuo en sus relaciones internas y con sus clientes, con las entidades públicas y privadas, así como con la UIF-Perú.
1.1.5. Idoneidad.
Garantizando la aptitud técnica y moral, en el desarrollo de sus actividades, aprovechando las oportunidades de capacitación para el debido cumplimiento de sus funciones y, en especial, en materia de prevención del lavado de activos y del financiamiento del terrorismo.
1.1.6. Imparcialidad.
Evaluar con objetividad la información a su cargo para la detección de operaciones inusuales y sospechosas y, en su caso, emitir los informes que correspondan, demostrando independencia a sus vinculaciones con personas e instituciones.
1.1.7. Veracidad.
Expresándose con la verdad, en el ejercicio de sus actividades y cumplimiento de sus funciones, dentro de la estructura del sujeto obligado cuando se trate de una persona jurídica así como con los clientes y terceros.
1.2. Disposiciones vinculantes.
1.2.1. Deberes de especial diligencia.
En el cumplimiento de los deberes establecidos en la Norma para la Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo aplicable, los trabajadores del sujeto obligado deberán poner especial diligencia en:
1.2.1.1. Deber de informar.
Prestar especial atención para detectar operaciones inusuales o sospechosas, informando a la UIF-Perú a través del Reporte de Operación Sospechosa (ROS), de acuerdo a lo dispuesto en la Ley, su Reglamento y demás disposiciones aplicables sobre la materia.
1.2.1.2. Deber de registro.
Registrar las operaciones individuales y múltiples que realicen sus clientes –sin exclusión alguna- en forma precisa, completa y cronológica, de acuerdo a los montos que correspondan a la actividad que desarrolla, conservándolos por el plazo establecido en la Norma para la Prevención del Lavado de Activos y del Financiamiento del Terrorismo aplicable, poniéndolo a disposición de la UIF-Perú en la forma y plazo que ésta determine.
1.2.1.3. Deber de reserva.
Bajo responsabilidad, están prohibidos de poner en conocimiento de cualquier persona, entidad u organismo, bajo cualquier medio o modalidad, el hecho de que alguna información ha sido solicitada o proporcionada a la UIF-Perú, de acuerdo a la Ley, salvo solicitud del órgano jurisdiccional o autoridad competente de acuerdo a la normativa vigente.
1.2.2. Adopción de medidas necesarias.
1.2.2.1. Respecto a la debida diligencia de conocimiento del cliente.
a) Identificar plenamente a los clientes o usuarios que requieran de los servicios del sujeto obligado, sea éstas de personas naturales o jurídicas, requiriendo la exhibición del documento de identidad o documentación que corresponda, según los requisitos y procedimientos operativos del sujeto obligado.
b) Establecer los requerimientos de documentación para la identificación adecuada del cliente, verificándola de ser el caso.
c) Estar atento en el comportamiento habitual de los clientes, que permitan detectar alejamientos significativos en la operativa normal, a fin de efectuar el análisis y evaluación de acuerdo a la normativa legal vigente.
d) Si como consecuencia de lo señalado en el literal anterior, se identifica dicha operación como sospechosa, se deberá remitir el correspondiente reporte, en cumplimiento de la Norma para Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo aplicable al sujeto obligado.
1.2.2.2. Respecto al conocimiento del trabajador.
a) Asegurarse que sus trabajadores permanentes tengan un alto nivel de integridad.
b) Recabar información sobre los antecedentes personales, laborales y patrimoniales del trabajador, la que constará en su legajo personal, con información actualizada en garantía de la transparencia de la información proporcionada.
1.2.2.3. Respecto a políticas preventivas de lavado de activos y financiamiento del terrorismo.
a) Designar un Oficial de Cumplimiento que reúna los requisitos a que se refiere la Norma para la Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo aplicable, y, en su caso, designar oportunamente al nuevo Oficial de Cumplimiento.
b) Identificar tipologías de lavado de activos y financiamiento del terrorismo y difundirlas entre los trabajadores y personal directivo del sujeto obligado, manteniéndose así informados y conscientes de los riesgos que las conductas permisivas pueden acarrear.
c) Cumplir con la capacitación en materia de prevención de lavado de activos y financiamiento del terrorismo, cuando menos una (1) vez al año.
d) Conocer el marco legal vigente en materia de prevención de lavado de activos y financiamiento del terrorismo, difundiendo entre sus trabajadores las actualizaciones respectivas.
1.3. Infracciones por incumplimiento de las disposiciones del Código de Conducta.
El incumplimiento de las disposiciones del Código de Conducta será sancionado conforme a lo establecido por el Reglamento de Sanciones aplicable al sujeto obligado. Internamente, su cumplimiento será sancionado en mérito a las disposiciones contenidas en el Manual para la Prevención, en el Reglamento Interno de Trabajo o documentos afines.
Constituyen conductas sancionables por el sujeto obligado las que cometan sus trabajadores, tales como:
a) No suscribir la declaración jurada de recepción y conocimiento del Código de Conducta que le sea entregada por el sujeto obligado.
b) Revelar la identidad del Oficial de Cumplimiento.
c) No cumplir los procedimientos de los manuales internos establecidos por el sujeto obligado en materia de prevención del lavado de activos y financiamiento del terrorismo.
d) No cumplir los procedimientos, guías y/o directivas internas establecidos por el sujeto obligado para la identificación del cliente.
e) No elaborar los informes, reportes o registros que se encuentren entre sus funciones.
f) Inasistencia injustificada a las capacitaciones programadas en materia de prevención del lavado de activos y financiamiento del terrorismo.
g) Obstaculizar o pretender impedir la labor del órgano supervisor en las visitas de inspección.
h) Excluir a algún cliente del registro de operaciones.
i) Transgredir el deber de reserva, poniendo en conocimiento de cualquier persona, entidad u organismo, bajo cualquier medio o modalidad, el hecho de que alguna información ha sido solicitada por la UIF-Perú o proporcionada a ésta.
j) No comunicar al Oficial de Cumplimiento sobre determinada operación sospechosa de algún cliente.
Estas infracciones deberán ser calificadas por el sujeto obligado en su normatividad interna como leves, graves o muy graves, con el propósito de imponer la sanción que corresponda. Por normatividad interna deberá entenderse la descripción de las infracciones y sanciones en el Manual para la Prevención o vía remisión al Reglamento Interno de Trabajo u otro documento aplicable, según sea la ordenación de la normativa interna del sujeto obligado.
El listado de infracciones descrito no es limitativo, por el contrario, está abierto a la incorporación de nuevas infracciones por parte del sujeto obligado.
El Manual para la Prevención.
El Manual para la Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo constituye la materialización escrita del Sistema de Prevención y contiene las políticas y procedimientos que deben observar, bajo responsabilidad, todos los trabajadores del sujeto obligado.
La definición de una política en prevención contra el lavado de dinero significa precisar en todo su alcance sus contenidos y procedimientos. Por ello cada sujeto obligado deberá disponer de un manual de procedimientos destinado al cumplimiento de la legislación aplicable, garantizando su conocimiento y aplicación a todos los integrantes de la organización (Héctor Pérez Lamela, Lavado de Dinero, Doctrina y Práctica sobre la Prevención e Investigación de Operaciones Sospechosas, Editorial Lexis Nexis, Buenos Aires, 2006).
El Manual para la Prevención debe contener como mínimo la siguiente información:
1. Políticas.
Las políticas son los lineamientos generales establecidos por el sujeto obligado para prevenir y detectar operaciones inusuales y sospechosas de lavado de activos y de financiamiento del terrorismo, que es de cumplimiento obligatorio para todos sus trabajadores, sin excepción.
2. Mecanismos de prevención.
a) Criterios para establecer el conocimiento del cliente y del mercado.
b) Descripción de la metodología y procedimientos de obtención, verificación y actualización de información de los clientes, indicando los niveles o cargos responsables de su ejecución.
c) Metodología para evaluar los antecedentes personales, laborales y patrimoniales del personal.
d) Guía de señales de alerta para determinar conductas inusuales por parte del personal.
e) Guía de señales de alerta para la detección de operaciones inusuales o sospechosas.
f) Controles internos implementados por el sujeto obligado para prevenir o detectar operaciones sospechosas de lavado de activos y de financiamiento del terrorismo, así como las áreas de mayor riesgo.
g) Programas de capacitación y los mecanismos implementados para promover dicha capacitación del personal en las últimas técnicas de lavado de activos y de financiamiento del terrorismo y la prevención de éstas.
h) Sanciones internas por incumplimiento del Código de Conducta, el Manual, el sistema de prevención en su conjunto o las disposiciones legales vigentes.
3. Procedimientos de registro y comunicación de operaciones.
a) Procedimientos de registro y conservación de la información y documentación requerida, conforme a la regulación vigente.
b) Elementos que determinan el buen criterio de la empresa.
c) Formularios para el registro de operaciones y reporte de operaciones sospechosas.
d) Procedimientos internos de consulta y comunicación de operaciones inusuales y sospechosas.
e) Procedimientos para el reporte de operaciones sospechosas a la UIF-Perú dentro del plazo legal.
f) Procedimientos para atender los requerimientos de información o de información adicional solicitada por las autoridades competentes.
4. Revisión del Sistema de Prevención.
a) Jerarquía, funciones y responsabilidades del Oficial de Cumplimiento y del personal a su cargo. La jerarquía del Oficial de Cumplimiento será siempre la de gerente. Deberá especificarse si el Oficial de Cumplimiento es a dedicación exclusiva o no, así como si es corporativo.
b) Canales de comunicación entre la oficina principal, sucursales y agencias con las diferentes instancias al interior del sujeto obligado para los fines del sistema de prevención.
c) Mecanismos de consulta entre el Oficial de Cumplimiento y todas las dependencias de la empresa, incluyendo sucursales y agencias. En caso el Oficial de Cumplimiento sea corporativo, se debe indicar los mecanismos de consulta entre todas las empresas del grupo económico.
5. Legislación sobre prevención del lavado de activos y financiamiento del terrorismo.
a) Ley Nº 27693, Ley que crea la Unidad de Inteligencia Financiera del Perú, y sus modificatorias.
b) Decreto Supremo Nº 018-2006-JUS, Reglamento de la Ley Nº 27693.
c) Norma para la Prevención del Lavado de Activos y del Financiamiento del Terrorismo aplicable.
d) Reglamento de Sanciones aplicable.
e) Ley Nº 27765, Ley Penal contra el Lavado de Activos, y sus modificatorias.
f) Ley Nº 25475, Ley que establece la penalidad para los delitos de terrorismo y los procedimientos para la investigación, la instrucción y el juicio.
g) Otras normas sobre la materia.
Requisitos para la vigencia del Código de Conducta y del Manual para la Prevención.
1. Requisitos de fondo.
Observar el contenido mínimo de información establecidos por las normas sobre prevención del lavado de activos y financiamiento del terrorismo.
2. Requisitos de forma.
Deben ser aprobados por el Directorio u órgano equivalente del sujeto obligado.
3. Obligaciones complementarias.
a) Deben ser actualizados permanentemente.
b) Deben ser puestos en conocimiento de todos los trabajadores.
c) Deben estar a disposición del órgano supervisor y de la UIF-Perú cuando lo solicite.
