En materia de prevención del lavado de activos, las obligaciones de los sujetos obligados se pueden clasificar en generales, específicas y derivadas. Las dos primeras tienen fundamento legal y son de obligatorio cumplimiento, mientras que la segunda es de orden práctico.
Son obligaciones generales aplicables a todos los sujetos obligados, las siguientes:
a) Tener un sistema de prevención o programa de cumplimiento.
b) Tener un Oficial de Cumplimiento.
c) Comunicar operaciones sospechosas a la UIF-Perú.
d) Guardar confidencialidad sobre la identidad del Oficial de Cumplimiento.
e) Guardar reserva de la información suministrada a las autoridades competentes.
Son obligaciones específicas de los sujetos obligados, las siguientes:
a) Desarrollar un programa de capacitación.
b) Conocer a los clientes.
c) Conocer el mercado.
d) Conocer al trabajador.
e) Registrar operaciones.
f) Conservar el Registro de Operaciones.
g) Tener un Código de Conducta y un Manual para la Prevención.
h) Presentación de informes trimestrales, semestrales y anuales.
i) Tener una Auditoría Interna y Externa.
Son obligaciones derivadas aplicables sobre todo a aquellos sujetos obligados que carecen de sistemas informáticos anti lavado, las siguientes:
a) Diseñar y alimentar permanentemente bases de datos idóneas para los fines de prevención anti lavado.
b) Desarrollar y corregir procedimientos y controles.
c) Desarrollar y perfeccionar herramientas de análisis.
d) Establecer variables y factores de riesgo y de confrontarlas para determinar información de riesgo.
e) Obligación de establecer categorías predeterminadas para lograr un manejo adecuado de la información de riesgo.
f) Filtrar información de riesgo cotejándola con bases negativas.
g) Obligación de identificar nuevas señales de alerta.
h) Obligación de elaborar tipologías de lavado de activos y de financiamiento del terrorismo.
OBLIGACIONES GENERALES.
1. Obligación de tener un Sistema de Prevención o Programa de Cumplimiento.
Los sujetos obligados tienen la obligación de diseñar, implementar y poner en funcionamiento un sistema de prevención que les permita prevenir y detectar operaciones inusuales y sospechosas de lavado de activos y de financiamiento del terrorismo.
El sistema de prevención o programa anti lavado de dinero (USA Patriot Act) debe incluir como mínimo, lo siguiente:
- El desarrollo de políticas, procedimientos y controles internos.
- La designación de un “Compliance Officer AML”.
- Un programa permanente de capacitación para el personal; y,
- Una función de auditoría independiente para someter dichos programas a prueba.
La gestión de cumplimiento o labor de prevención anti lavado que los sujetos obligados deben efectuar se estructura en base a un sistema de prevención, y tiene como principal operador al Oficial de Cumplimiento. De modo que, este último, se apoya en aquél para desarrollar la función que le es propia.
El sistema de prevención debe respetar los procedimientos establecidos por el sujeto obligado para el desarrollo de su actividad, procurándose una integración de los recursos humanos y técnicos existentes, sin que uno ni otro obstaculice la labor del contrario.
2. Obligación de tener un Oficial de Cumplimiento.
La obligación de tener un Oficial de Cumplimiento implica a su vez la obligación de designar a una persona para dicho cargo y la de solicitar ante la UIF-Perú la autorización para el ejercicio de la persona designada como Oficial de Cumplimiento. La UIF-Perú, previo cotejo del cumplimiento de los requisitos legales, autoriza la designación realizada por el sujeto obligado y le notifica el código de empresa (sujeto obligado) y el código de emisor (Oficial de Cumplimiento). Los códigos de empresa y de emisor servirán como identificación para los envíos de los reportes de operaciones sospechosas. El código de empresa, que se asigna por cada sujeto obligado, tiene carácter permanente, hecho que no ocurre con el código de emisor, que corresponde al Oficial de Cumplimiento, ya que este código varía conforme varía la persona que desempeña el cargo.
La principal obligación del Oficial de Cumplimiento consiste en la calificación de una operación inusual como sospechosa y su posterior reporte a la UIF-Perú.
3. Obligación de comunicar operaciones sospechosas a la UIF-Perú.
La mayor y más importarte obligación que tienen los sujetos obligados frente a la prevención del lavado de activos es la de comunicar las operaciones sospechosas que detecte a la UIF-Perú, utilizando el formulario denominado Reporte de Operaciones Sospechosas.
Las obligaciones principales, específicas y derivadas confluyen en la obligación de comunicar operaciones sospechosas. El propósito de erigir a determinados agentes económicos como sujetos obligados tiene su razón de ser en la comunicación de operaciones realizadas por sus clientes que califican como sospechosas.
Esta obligación de comunicación o reporte será útil siempre que sean de calidad, es decir, que estén adecuadamente fundamentados, bajo premisas objetivas.
4. Obligación de guardar confidencialidad sobre la identidad del Oficial de Cumplimiento.
Por las características de la labor que desarrolla, la identidad del Oficial de Cumplimiento no puede ser revelada a terceros, por lo que todos los trabajadores del sujeto obligado están obligados a guardar confidencialidad respecto a su identidad, debiendo adoptarse las medidas necesarias para que ésta no sea conocida por los clientes ni por personas ajenas a la empresa.
En virtud a esta obligación, la identidad del Oficial de Cumplimiento no debe ser revelada incluso en las comunicaciones que realice el sujeto obligado a la UIF-Perú, ni inscrita en Registro Público ni colocada en alguna página web.
5. Obligación de guardar reserva de la información suministrada a las autoridades competentes.
La información en materia de prevención del lavado de activos y de financiamiento del terrorismo que el sujeto obligado proporciona a las autoridades es por naturaleza de carácter especial, dado que contiene información de clientes que podría dar lugar al inicio de investigaciones en su contra por la comisión de algún delito.
Por esta circunstancia, todos los trabajadores del sujeto obligado tienen la obligación de guardar reserva acerca de la información que se proporcione a las autoridades. Esta información incluye no sólo a los reportes de operaciones sospechosas sino también a toda aquella información que se suministre a las autoridades competentes, incluso en vía de absolución.
OBLIGACIONES ESPECÍFICAS.
1. Obligación de desarrollar un Programa de Capacitación.
Los sujetos obligados deben capacitar a sus trabajadores en materia de prevención del lavado de activos y financiamiento del terrorismo, incluye tanto al personal regular como al Oficial de Cumplimiento y al personal que trabaja con él.
La capacitación puede realizarse bajo la modalidad presencial o virtual, y puede realizarla incluso el propio Oficial de Cumplimiento, hecho que resulta razonable en la medida que es la persona que más conocimientos posee en materia de prevención del lavado de activos en el sujeto obligado.
En principio, debe efectuarse como mínimo una capacitación al año; sin embargo, para el personal que tiene contacto directo con el público, debe realizarse una capacitación adicional.
El Oficial de Cumplimiento y el personal que labora con él deben recibir una capacitación permanente, mediante su asistencia a conferencias, seminarios, congresos, cursos, diplomados, etc., por lo general se recomienda que tengan dos capacitaciones al año, aunque para determinados sujetos obligados se establece este número de capacitaciones como una obligación.
2. Obligación de conocer a los clientes y a su mercado.
La obligación de conocer al cliente y a su mercado será materia de otro trabajo. No obstante, baste decir aquí que esta obligación se circunscribe al conocimiento de la identidad del cliente, su actividad y el lugar donde la desarrolla. Por su parte, el conocimiento del mercado es un complemento del conocimiento del cliente y su utilidad en los análisis de información estriba en el estudio comparativo que puede realizarse a fin de determinar los rangos dentro de los cuales se ubican las operaciones usuales de sus clientes.
3. Obligación de conocer al trabajador.
Implica que todos los trabajadores del sujeto obligado, sin excepción, deben estar debidamente identificados. Igualmente, debe accederse al conocimiento de sus antecedentes personales, laborales y patrimoniales.
El conocimiento del trabajador tiene un doble propósito:
- Evitar fraudes internos, que perjudiquen los intereses de los accionistas y de los trabajadores.
- Evitar que las personas y organizaciones criminales realicen operaciones de lavado de activos o de financiamiento del terrorismo con la complicidad del trabajador.
4. Obligación de registrar operaciones y de conservar el registro de operaciones.
Los sujetos obligados deben registrar las operaciones únicas y múltiples que realicen sus clientes durante el desarrollo de su actividad económica.
Son operaciones únicas, aquellas cuyo volumen iguala o supera el tope establecido por la Ley, cada vez que ésta se realice. En un mes puede haber varias operaciones únicas.
De igual modo, son operaciones múltiples, aquellas cuyo volumen iguala o supera el tope legal, durante un mes calendario. En un mes sólo puede haber una operación múltiple.
A pesar de los montos mínimos establecidos en la Ley para el Registro de Operaciones y sin necesidad de incumplir con dicha obligación, resulta recomendable que el sujeto obligado establezca los parámetros de registro de acuerdo a su percepción del riesgo reputacional. Sin embargo, cuanto más bajo sea el parámetro de registro, mayor será el costo de la implementación pero menor el riesgo reputacional. Por el contrario, cuanto más alto sea el parámetro de registro, menor será el costo de la implementación pero mayor será el riesgo reputacional (Carlos Hamman Pastorino, Avances y propuestas en la prevención del lavado de activos y financiamiento del terrorismo, ponencia realizada en el I Congreso Internacional sobre Prevención del Lavado de Activos y del Financiamiento del Terrorismo, realizado en Lima, durante los días 26, 27 y 28 de mayo de 2009).
La obligación de registrar las operaciones efectuadas por los clientes hasta por determinada cuantía, trae aparejada la obligación de conservar dichos registros hasta por el plazo que establece la ley, que por lo general es de diez años de elaborado el registro. Los registros de operaciones deben estar a disposición de las autoridades cuando éstas lo soliciten.
5. Obligación de tener un Código de Conducta y un Manual para la Prevención.
Los sujetos obligados deben elaborar, aprobar y poner en vigencia un Código de Conducta y un Manual para la Prevención.
El Código de Conducta establece los lineamientos de comportamiento ético responsable de los trabajadores respecto de la prevención del lavado de activos y del financiamiento del terrorismo.
El Manual para la Prevención define las políticas y los procedimientos destinados a prevenir el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.
La transgresión al cumplimiento del Código de Conducta y del Manual para la Prevención trae como consecuencia el inicio de un procedimiento disciplinario para la aplicación de las sanciones que correspondan.
6. Obligación de presentar informes trimestrales, semestrales y anuales.
Dependiendo del tipo de sujeto obligado, el Oficial de Cumplimiento debe elaborar los informes trimestrales, semestrales o anuales que corresponda.
El informe trimestral es propiamente un informe de gestión de la labor realizada por el Oficial de Cumplimiento. Esta obligación corresponde a los sujetos obligados supervisados por la SBS y por la CONASEV y debe ser presentado al Presidente del Directorio u órgano equivalente, dentro del plazo que establece la Ley, cada tres meses.
En el informe semestral se plasma la situación actual y nivel de cumplimiento del sistema de prevención del lavado de activos. El informe semestral debe ser elaborado por los sujetos obligados supervisados por la SBS y por la CONASEV, debe ser puesto en conocimiento del Directorio u órgano equivalente y presentado al órgano supervisor que corresponda y a la UIF-Perú, dentro de los plazos establecidos por la Ley, cada seis meses.
El informe anual recoge la evaluación anual sobre la adecuación y el cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos por el sujeto obligado para prevenir el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo. Este informe debe ser elaborado por los sujetos obligados que carecen de órgano supervisor pero que están supervisados en materia de prevención por la SBS y los sujetos obligados supervisados por el Ministerio de Comercio Exterior y Turismo, debe ser puesto en conocimiento del sujeto obligado y presentado a la UIF-Perú, dentro del plazo que establece la Norma para la Prevención aplicable, cada año.
7. Obligación de tener una Auditoría Interna y Externa.
Esta obligación está asignada para los sujetos obligados que están supervisados por la SBS y por la CONASEV. Esta obligación también se extiende a los sujetos obligados supervisados por el Ministerio de Comercio Exterior y Turismo, pero sólo respecto a la Auditoría Interna.
Tiene como objeto evaluar el funcionamiento del sistema de prevención anti lavado, realizando las correcciones que hubiere lugar, desde una óptica interna y otra externa.
OBLIGACIONES DERIVADAS.
1. Obligación de diseñar y alimentar permanentemente bases de datos idóneas para los fines de la prevención anti lavado.
Todo sistema de prevención implica tener una adecuada fuente de alimentación de información que permita su posterior procesamiento orientado a detectar operaciones inusuales y sospechosas que podrían estar vinculados con el lavado de activos o el financiamiento del terrorismo.
Para lograr dicha finalidad, es conveniente que los sujetos obligados, a través de sus Oficiales de Cumplimiento, diseñen bases de datos apropiadas que contengan información relevante de sus clientes, tales como nombres y apellidos, documento oficial de identidad, representantes legales, actividad económica, domicilio, operaciones realizadas, tipo de operaciones, etc. Esta información servirá como fuente para la determinación de variables y factores de riesgo de utilidad para los análisis de información.
Entre las bases de datos aplicables para la prevención del lavado de activos en los sujetos obligados, estarían las siguientes:
- Base de datos de los principales clientes.
- Base de datos del personal.
- Base de datos de los clientes que son personas expuestas políticamente.
- Base de datos de las operaciones realizadas por los clientes.
- Base de datos de operaciones registradas.
- Base de datos de los análisis de operaciones.
- Base negativa de personas.
- Entre otras.
La alimentación de las bases de datos debe ser permanente y pueden provenir de diversas fuentes, tales como:
- Soporte documental de las transacciones realizadas por los clientes.
- Registros contables.
- Sistemas aplicativos utilizados por el negocio.
- Bases de datos públicas y privadas.
2. Obligación de desarrollar y corregir procedimientos y controles.
Los sujetos obligados deben desarrollar procedimientos y controles especialmente diseñados para prevenir y detectar operaciones inusuales y sospechosas de lavado de activos y de financiamiento del terrorismo.
Los procedimientos y controles desarrollados deben adecuarse a los establecidos para el desarrollo de la actividad del sujeto obligado, procurándose una integración.
Los procedimientos y controles diseñados deben estar sujetos a una permanente evaluación para medir su efectividad y ponderar su perfeccionamiento.
3. Obligación de desarrollar y perfeccionar herramientas de análisis.
Las herramientas de análisis son recursos informáticos elaborados en hojas de cálculo que tienen como objeto el adecuado procesamiento de la información de los clientes.
En las herramientas de análisis se incluyen los factores y variables de riesgo que han sido previamente determinadas, información que servirá de fuente para su procesamiento posterior. Asimismo, su utilidad se extiende a la evaluación de las operaciones realizadas por los clientes discriminados por actividades, periodos u otro criterio aplicable.
Pueden desarrollarse entre otras, las siguientes herramientas de análisis:
- Base de riesgo – clientes.
- Base de riesgo – interno.
- Monitoreo de operaciones de los clientes.
- Monitoreo de operaciones en efectivo.
4. Obligación de establecer factores y variables de riesgo y de confrontarlas para determinar información de riesgo.
Los sujetos obligados deben establecer factores (género) y variables (especie) de riesgo.
El establecimiento del tipo de los factores y variables de riesgo depende de la actividad económica que desarrolla cada sujeto obligado y entre otros pueden ser:
- Por el cliente: actividad económica, tipo de cliente.
- Por el tipo de producto o servicio: producto A, B, C.
- Por el canal de distribución: ventas propias y ventas tercerizadas.
- Por el ámbito geográfico: en la ciudad, en provincias, en jurisdicciones.
5. Obligación de establecer categorías predeterminadas para lograr un manejo adecuado de la información de riesgo.
En sus bases de datos, los sujetos obligados tienen un bagaje de información de clientes y de sus operaciones.
A partir de dicha información pueden establecerse diversas categorías que permita advertir situaciones inusuales, tales como:
- Actividad económica.
- Domicilio.
- Edad
- Representantes legales.
- Garantes.
- Operaciones por cuantía determinada.
- Operaciones en efectivo.
- Forma de materialización de las operaciones.
No está demás decir que el establecimiento de dichas categorías depende del tipo de actividad económica que desarrolla el sujeto obligado, de modo que, la información descrita, puede hacerse incluso respecto de sus clientes ocasionales.
6. Obligación de filtrar información, cotejándola además con bases negativas.
Sin perjuicio de los procedimientos utilizados por el sujeto obligado para el desarrollo de su actividad, se recomienda utilizar las bases de datos públicas y privadas para acceder o confirmar la información relevante del cliente, ya sea al momento de establecer la relación comercial o durante los análisis de operaciones que hubiere lugar. Entre otras, podrían cotejarse las siguientes bases de datos:
- RENIEC, para confirmar la identidad y, cuando sea el caso, el estado civil del cliente.
- SUNAT, para determinar su condición de contribuyente, su estado de habido y activo, para confirmar su domicilio, para conocer su actividad, para conocer a los representantes, etc.
- SUNARP, para conocer la existencia de las personas jurídicas, la identidad sus socios fundadores, accionistas y representantes, los inmuebles y vehículos registrados a nombre de una persona natural o jurídica, etc.
- MINJUS, para conocer si el cliente que es persona expuesta políticamente está siendo o ha sido procesado en contra de la administración pública.
- INFOCORP, para conocer el nivel de endeudamiento del cliente y la posibilidad de cumplir sus obligaciones frente al sujeto obligado, las personas jurídicas en las cuales la persona natural ostenta algún cargo, etc.
- TELEFÓNICA, para confirmar el domicilio del cliente, para conocer personas vinculadas, similitud de domicilios de varias personas, etc.
Por otro lado, de manera periódica, los sujetos obligados deben filtrar a sus clientes en bases negativas, cotejándolas, con la finalidad de determinar si representan algún riesgo y adoptar medidas para reducirlos o para dar cumplimiento a la ley.
Como mínimo, los clientes deben ser filtrados en las siguientes bases negativas:
- Lista OFAC, de personas vinculadas con el narcotráfico y el terrorismo.
- Listas ONU, de personas relacionadas con el terrorismo internacional.
- Lista GAFI, de países y territorios no cooperantes.
Adicionalmente, es recomendable que los sujetos obligados elaboren un listado de personas naturales y jurídicas sometidas a investigación penal por la comisión del delito de lavado de activos, delitos precedentes, el delito de financiamiento del terrorismo y delitos conexos, y en general por la comisión de algún delito que genere ganancias ilegales. Esta información podrá ser obtenida a través de los medios de comunicación así como de cualquier otra fuente de información confiable. A este listado se le podrá denominar Base Negativa de Personas.
Finalmente, recurrir a las diferentes redes sociales, como Facebook, etc., como herramientas de apoyo para establecer vínculos y relaciones de personas investigadas con los clientes del sujeto obligado, constituye hoy en día un recurso de mucha utilidad para los fines de la prevención anti lavado y sobre todo para el Oficial de Cumplimiento y su personal a cargo.
7. Obligación de identificar nuevas señales de alerta.
Los sujetos obligados deben identificar la aparición de nuevas señales de alerta durante el transcurso de las operaciones que realicen con los clientes.
Las señales de alerta son extraídas de las operaciones sospechosas detectadas y deberán ser incorporadas en las posteriores actualizaciones del Manual para la Prevención.
La importancia del proceso de identificación de nuevas señales de alerta estriba en que se origina en la propia experiencia del sujeto obligado en la prevención de activos.
8. Obligación de elaborar tipologías de lavado de activos y de financiamiento del terrorismo.
Los sujetos obligados deben diseñar, de preferencia, esquemas gráficos de tipologías de lavado de activos y de financiamiento del terrorismo con el propósito de que sirvan como antecedentes para advertir con mayor facilidad la ocurrencia de nuevas operaciones de lavado de activos, debiendo ser difundidas entre el personal para su conocimiento y toma de previsiones.
